Tips para que el teletrabajo funcione efectivamente en tu empresa
Hace varios años que el teletrabajo es algo que está sobre nuestras cabezas. Siguiendo modelos de países europeos, el objetivo es avanzar hacia una mayor conciliación, y una de las herramientas más eficaces para conseguirlo es el trabajo telemático. Muchas empresas ya han ido preparándose y algunas lo han incorporado poco a poco, dando a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa uno o dos días a la semana si quieren.
Pero llegó la cuarentena y no dio opción. Todas las empresas que pueden ejercer su actividad mediante teletrabajo deben hacerlo, estén preparadas o no. Así que, es normal que este cambio de paradigma tan rápido e imprevisto haya supuesto todo un shock para muchos. Quien más y quien menos se ha enfrentado al miedo a que el flujo de trabajo se vea afectado o que baje drásticamente la productividad, además del resto de preocupaciones que trae de la mano una situación tan complicada y extraordinaria como esta. Pero si se siguen unos cuantos consejos clave, los negocios reducirán el impacto negativo al mínimo.
Lo más importante ante situaciones imprevistas y escenarios que nunca habrías imaginado es la capacidad de adaptación y la flexibilidad.
La comunicación es la clave
El distanciamiento social es físico. Trabajar desde casa puede generar la impresión de que se está solo, por eso hay que esforzarse por mantener la dinámica de equipo. Hoy en día existen un montón de herramientas y aplicaciones que permiten mantener una comunicación fluida en la modalidad de teletrabajo. Ya sea mediante videollamadas o chats, tus empleados pueden comunicarse, poner ideas en común, reunirse, etc. En cuanto a las reuniones, hazlas con más frecuencia que en la oficina. Planifica al menos una semanal con cada departamento, de forma que todos sepan en qué punto están, qué se está trabajando, qué tiene prioridad o qué requiere mayor atención.
En cuanto al feedback, ahora más que nunca es imprescindible. La mayoría de las comunicaciones que se realicen serán por escrito, sobre todo a través de emails. Toma por costumbre responderlos, incluso cuando sea para confirmar que te ha llegado y que vas a revisarlo en cuanto tengas un momento. Además, cuida muchísimo la forma, es decir, cuando nos comunicamos a través de mensajes escritos el tono y la intención se pierden, y lo que escribimos puede ser malinterpretado. Por eso, comienza siempre los emails (no solo a los clientes, sino también a tus colaboradores y compañeros) con un saludo. No te olvides de dar las gracias al terminar. Este tipo de detalles básicos marca una diferencia enorme en el clima de trabajo.
Que todo siga igual
Ya lo sabemos, igual igual no puede ser. Pero hay ciertas cosas que pueden (y deben) mantenerse igual que en la oficina. La principal es el horario. Teletrabajo no es sinónimo de flexibilidad horaria. Que trabajemos desde casa no quiere decir que modifiquemos nuestra jornada y que, en lugar de 8.00 a 17.00 lo hagamos de 12.00 a 20.00. Al respetarse los mismos horarios (incluidas pausas para comer), los clientes reciben el mismo servicio que antes y tu equipo de trabajo sabe que todos están en su puesto y disponibles.
Aunque no hay que tomarse esto al pie de la letra y siempre hay que actuar con sentido común. Si tal y como funcionaban las cosas en la oficina no lo hacen con el teletrabajo, adáptalas. Pon ideas en común con tus empleados, que puedan transmitirte sus impresiones, qué mejorarían, qué fallos encuentran, qué echan en falta… Esta situación nos pilla a todos con el pie cambiado y cuantos más cerebros en funcionamiento, mejor, sobre todo, sé comprensivo(a). Ten en cuenta que este momento es muy complicado e implica muchísima incertidumbre. Comprende que tus colaboradores no van a estar al 100%, habrá momentos en los que su productividad baje porque tienen miedo, ansiedad o incluso un ser querido enfermo. Ten empatía y hazles saber que la empresa les apoya.
Asegúrate de que tu equipo tiene las herramientas que necesita
Y por último, pero no por ello menos importante. Aunque te parezca mentira, asegúrate de que cuentan con equipos y que tienen acceso a Internet. No des nada por hecho. Puede que estemos en 2020 pero no todo el mundo tiene conexión en casa o no pueden acceder a una cobertura estable o de alta velocidad. Repetimos el mantra: sé flexible y busca una solución para cada problema.
Para estar preparado ante cualquier imprevisto, facilita a tus empleados las instrucciones para contactar con el servicio técnico responsable de los equipos si se han llevado a casa los que usaban en la oficina. Contempla los peores escenarios posibles y elabora y comparte un plan de acción adecuado. Puede que todo vaya sobre ruedas, pero nunca se sabe y siempre es mejor anticiparse a los problemas.
