¿Qué es el Business Intelligence o BI?
El Business Intelligence (BI), en castellano Inteligencia de Negocios, es el conjunto de procesos requeridos para ofrecer una solución informática que nos permita analizar cómo está funcionando nuestra empresa. Este conocimiento hará que optimicemos dicho funcionamiento mediante la toma de decisiones pertinentes.
Dentro del mundo del BI hay múltiples soluciones posibles. Como cada empresa tiene su propia casuística, una solución completamente válida para unas empresas puede no serlo para otras.
Podemos ayudarnos del sector automovilístico para dar un ejemplo. Mientras para una empresa la solución perfecta será un coche de ciudad, para otra será un 4×4, para otra una motocicleta, para otra un camión, etc., incluso habrá una que necesitará una flota completa de vehículos.
Dentro de las soluciones BI existen diferentes opciones. Al apoyarse en unas tecnologías que se desarrollan rápidamente, estas soluciones van cubriendo nuevos aspectos y mejorando otros. Así que las se incluyeron primero darán paso a otras que surgirán con el tiempo.
En cualquier caso, las soluciones más habituales (todas juntas o sólo algunas de ellas), están las basadas en la creación de informes tanto predefinidos como a medida, junto a su distribución de forma automatizada (reporting o corporative reporting).
Algunas soluciones serían:
- La previsión de resultados (forecasting)
- Las herramientas de consultas para usuarios avanzados (query) incluyendo el acceso a cubos multidimensionales (OLAP)
- Los cuadros de mando (dashboards o scorecards)
- Los almacenes de datos especiales (datawarehouse o datamarts).
De hecho, las soluciones BI están en un proceso de transformación. Engloban desde los sistemas usados para la medición de los datos corporativos y los informes relacionados hasta a aquellos que también soportan análisis, predicción, y las funcionalidades de descubrimiento de datos (Data discovery). De esta forma podemos ver que la Inteligencia Empresarial se apoya en gran medida en el Big Data con el análisis de datos y el desarrollo de los mismos.
Soluciones Business Intelligence para mejorar procesos
Pongamos un ejemplo para ver cómo se utilizan estas tecnologías; este ejemplo es el de una gran empresa donde se requieren todas estas funcionalidades, por lo que nos servirá para entender dónde encaja cada una de ellas en nuestras empresas. Imaginemos un negocio que tiene diferentes programas de software en uso: un ERP, un programa desarrollado especialmente para controlar sus sistemas de producción, un CRM, etc.
Aunque no siempre es necesario cruzar los datos de un sistema con todos los otros, se hace hasta cierto punto. Esto implica que hay que hacerlo externamente. Por ejemplo en las hojas de cálculo los usuarios avanzados recogen datos de los diferentes sistemas y los cruzan.
Es un sistema muy proclive a errores, aparte de caro (necesita siempre personal disponible), y lento (este personal ha de preparar en cada caso el tipo de información requerida). Las soluciones BI, permiten prepararlo anticipadamente: hay soluciones de diferentes tipos (por ejemplo las basadas en metadatos), pero las más conocidas son las de los almacenes de datos especiales.
Estas permiten tener estos datos disponibles habiéndolos tratado previamente para corregir y/o descartar errores (son habituales errores tan chocantes como fechas de otros siglos, zonas geográficas mal escritas, etc.). Además de almacenarlos con las agrupaciones previas que se requieran (temporales, geográficas, por tipo de negocio, otras), por lo que luego cualquier informe, cuadro de mando, etc., que los necesite, será mucho más eficiente.
Estos almacenes de datos especiales tienen muchas más funcionalidades interesantes. Sin embargo, para algunos casos concretos pueden no ser la solución perfecta (este post no pretende ser un tratado al respecto): como siempre, dependerá de cada caso y para ello están los especialistas en estas tecnologías.
Empleo de los datos dependiendo del departamento
Una vez tenemos esos datos preparados y cruzados, habrá usuarios que sólo precisarán del desarrollo de una parte de ellos.
Por ejemplo, los informes predefinidos con una cierta cadencia serán útiles para las visitas de los comerciales cada semana. Otros, como los responsables de ventas, requerirán datos agregados de ventas de productos por vendedores y zonas geográficas. Además de datos para el seguimiento correcto de los presupuestos y las previsiones de ventas.
Directivos o responsables de objetivos, necesitarán cuadros de mando para seguir la evolución de los indicadores claves de la empresa. En el sector hospitalario se usarán para medir el uso de las camas o las visitas por paciente. Otros deberán poder cruzar datos para proporcionar conocimiento y descubrir patrones que modifiquen o creen nuevas formas de trabajar. Es famoso el ejemplo de las cervezas y los pañales: como al tener hijos pequeños no se puede salir tanto se tiende a consumir más en los hogares, por lo que se ponían cerca las unas de los otros.
Las ventajas de las soluciones de Business Intelligence
Pero… ¿por qué se requieren las soluciones BI? ¿Qué aportan y en qué nos ayudan? Desde la empresa, hace años el foco estaba en disponer de programas de gestión que mejoraran el día a día. Estos programas son básicamente los llamados ERP (Enterprise Resource Planning).
Hay que tener en cuenta que los hay muy diversos y con más o menos funcionalidades. Nos permiten controlar desde aspectos como los albaranes, pedidos, facturas, clientes, productos, fabricación, contabilidad, ventas, hasta las nóminas.
También hay otros programas como los CRM (Customer Relationship Management) para el control de las actividades de ventas. Con el uso de todas estas soluciones informáticas se almacenan muchos datos que solían desperdiciarse pero pueden ser utilizados. De hecho, los ERPs o CRMs acostumbran a tener una serie de informes predefinidos para proporcionarnos información sobre parte de ellos (informes de ventas, por ejemplo). La buena noticia es que cada vez ofrecen más opciones de las contempladas en el mundo BI.
En cualquier caso, no suelen ser muy completas y además están montadas de acuerdo a los datos que incluyen. Si en nuestra empresa utilizamos diferentes programas informáticos, serán únicamente válidas para sus datos, por lo que no se podrá tener una visión conjunta. Además, la estructura en la que residen no es la óptima para su explotación. Ahí es donde entran las soluciones de Business Intelligence, para solventar todas estas carencias y limitaciones.
